D. 06/08/2004

5. I ruoli. Le amministrazioni devono porre particolare attenzione nella scelta delle figure che intervengono in un processo di e-learning, sia che esse vengano individuate nell'ambito della singola amministrazione, sia che le stesse vengano reperite presso i possibili fornitori del percorso formativo, che rappresentano l'offerta. Sul versante della domanda, è importante la creazione di una figura interna a una o piu' amministrazioni (oppure la riqualificazione di una figura già presente nell'area delle risorse umane), che abbia specifica esperienza in materia e adeguata conoscenza delle persone e delle problematiche inerenti il contesto e sia in grado di coordinare gli interventi da effettuare, di dialogare con le parti (che rappresentano, rispettivamente, la domanda e l'offerta), nonchè di promuovere un'effettiva innovazione nei processi formativi. Il versante dell'offerta presenta, nell'ambito delle funzioni fondamentali del processo di e-learning (progettazione, realizzazione, erogazione) una serie di fasi complesse, e conseguenti relativi ruoli eventualmente anche sovrapposti, quali: il coordinatore del progetto complessivo (project manager), il progettista didattico (instructional designer), l'esperto dei contenuti, il gruppo (team) di sviluppo, il docente (mentor), il tutor di processo/animatore ed il gruppo (team) tecnico. Per quanto concerne tutte le anzidette figure si rinvia a quanto riportato nel documento, allegato, che contiene le «Linee guida» sopra richiamate (punto 4).

6. Principi guida per la qualità dei progetti di e-learning. La formazione, in tutte le sue modalità, costituisce un processo articolato in piu' fasi che richiede il supporto ed il monitoraggio delle amministrazioni committenti per tutta la sua durata. In previsione di cio', le «Linee guida» forniscono indicazioni - di ordine metodologico e sotto il profilo tecnologico - per lo sviluppo di progetti di qualità e ad esse pertanto si rinvia. In questa sede si ritiene, comunque, opportuno richiamare le fasi e le componenti critiche, evidenziando che la consapevolezza della dirigenza ed il responsabile supporto che essa puo' cosi' offrire sono sicuramente due ele- menti indispensabili per il buon esito di un progetto di formazione in modalità e-learning. In particolare, l'amministrazione deve

a) effettuare una preliminare ricognizione dei profili dei destinatari, delle loro esigenze, del loro fabbisogno formativo

b) valutare il relativo impatto organizzativo nel proprio ambito

c) individuare, sempre nel proprio ambito, il soggetto che deve promuovere il progetto e successivamente coordinarlo e gestirlo

d) effettuare una ricognizione del livello di alfabetizzazione informatica dei destinatari della formazione

e) procedere ad una preliminare ricognizione delle strutture/infrastrutture tecnologiche (server, rete, postazione individuale) disponibili in funzione degli interventi di formazione auspicati e una pianificazione delle spese necessarie per la dotazione

f) individuare i profili delle figure professionali via via coinvolte nei vari stadi del progetto

g) adottare la metodologia didattica del processo di e-learning il piu' possibile idonea a realizzare l'interattività, la multimedialità e la collaborazione tra i diversi soggetti interessati, tenendo conto del ruolo attivo dell'utente e dell'importanza della classe virtuale

h) potenziare le strutture tecnologiche (server, rete e postazioni di lavoro), in modo da garantire un'adeguata erogazione e fruizione dei contenuti multimediali

i) creare e gestire il materiale che viene prodotto, strutturandolo in «unità autoconsistenti », eventualmente anche riutilizzabili in varie combinazioni da inserire nella piattaforma (learning object)

j) assicurare la piattaforma tecnologica costituita da componenti software interoperabili, in grado di registrare il percorso delle attività del discente e di permettere anche l'interazione tra discenti (comunità virtuale)

k) provvedere al continuo monitoraggio del progetto e del processo di e learning, nonchè alla valutazione del livello professionale dei partecipanti. Nell'insieme delle attività che caratterizzano questo tipo di formazione, l'interoperabilità delle singole componenti e la «portabilita» dei materiali didattici sono requisiti essenziali a tutela e garanzia degli investimenti a tal fine effettuati, dal momento che rendono possibile la cooperazione tra amministrazioni ed assicurano l'indipendenza dal fornitore. Proprio in previsione di cio' sono stati costituiti gli enti di standardizzazione, con il compito di fornire indicazioni di dettaglio sugli standard che i fornitori di soluzioni tecnologiche, servizi e contenuti dovrebbero adottare per la propria offerta. A questo proposito non bisogna dimenticare che le attività di e-learning sono rivolte a destinatari eterogenei per quanto concerne il ruolo rivestito, le specifiche competenze possedute e il grado di familiarità acquisito con l'impiego degli strumenti disponibili in rete. Pertanto puo' rendersi necessaria una corretta integrazione tra formazione a distanza e formazione in aula, ovvero anche la realizzazione di un progetto di formazione misto, per il quale è comunque essenziale la presenza effettiva (in aula), soprattutto quando il percorso formativo è rivolto ad un'utenza che ha scarsa dimestichezza con le pratiche della formazione on-line. Si sottolinea, infine, che il monitoraggio e la valutazione costituiscono le leve per assicurare il livello della formazione e il raggiungimento dei risultati attesi, relativamente ai contenuti, al grado di corrispondenza del progetto e delle azioni intraprese alle concrete esigenze di formazione del personale, nonchè agli aspetti qualitativi sotto i profili operativo e gestionale.

7. Componenti di costo di un progetto di e-learning. L'amministrazione dovrà provvedere ad un'analisi dei costi tenendo conto di tutte le componenti che concorrono a formare un progetto di e-learning. Complessivamente - come viene meglio indicato nelle allegate «Linee guida » (punto 6) - si possono individuare quattro aree principali: 1) l'organizzazione;

2) i servizi (progettazione, erogazione, gestione e monitoraggio); 3) le tecnologie (piattaforme e infrastrutture); 4) i contenuti (produzione e manutenzione). Per progettare e realizzare un sistema e-learning si devono valutare le varie soluzioni indicate, tra loro integrabili, che comprendono offerte di prodotti differenti o provenienti da diversi fornitori, come indicato nelle «Linee guida» alle quali si rinvia ancora una volta.

8. Ruolo del Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA) e del Dipartimento della funzione pubblica. Il CNIPA e il Dipartimento della funzione pubblica, nell'ambito delle rispettive competenze, assumono un ruolo di coordinamento e di monitoraggio dei progetti di formazione in e-learning delle amministrazioni pubbliche. Il CNIPA ha redatto un vademecum esplicativo delle «Linee guida» e curerà la definizione di un profilo applicativo che consenta di garantire la portabilità e la riusabilità dei materiali didattici, nonchè la cooperazione applicativa tra i sistemi delle amministrazioni. Al fine di agevolare l'individuazione e l'organizzazione delle risorse pubbliche disponibili in rete e di dare visibilità ai progetti locali e alle migliori pratiche, è prevista - entro il primo semestre del 2005 - la costruzione di un portale sul tema dell'e-learning aperto a tutte le pubbliche amministrazioni. L'iniziativa si propone di favorire il riuso e di ottimizzare l'impiego delle risorse umane e finanziarie prevedendo, tra i contenuti del portale, anche una raccolta digitale di learning objects, realizzati attraverso i progetti formativi delle amministrazioni pubbliche. Il CNIPA, inoltre, svilupperà attività di sperimentazione di soluzioni tecnologiche innovative e metterà a disposizione delle amministrazioni una piattaforma per l'e-learning sincrono e asincrono che potrà essere utilizzata per valutare l'efficacia didattica dei materiali interattivi e per effettuare una sperimentazione

- dell'e-learning stesso - senza investimenti iniziali. La piattaforma sarà disponibile anche per le amministrazioni di medio-piccole dimensioni che intendano sfruttare le economie di scala derivanti dalla soluzione in parola. In attuazione di quanto previsto dall'art. 7-bis del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - come integrato dall'art. 4 della legge 16 gennaio 2003, n. 3

- il Dipartimento della funzione pubblica, nell'esercizio dei propri compiti di indirizzo e coordinamento, svolgerà un'azione di supporto alle amministrazioni per la redazione dei piani di formazione del personale, fornendo indicazioni specifiche in relazione alla particolare modalità di erogazione (indicatori di qualità, format dedicati, procedure di elaborazione). La comunicazione, al Dipartimento della funzione pubblica, dei piani formativi delle amministrazioni consentirà, poi, la costituzione di una banca dati sulla formazione nel settore pubblico. Tale base informativa, per la quale è previsto uno specifico approfondimento sull'e-learning, sarà messa a disposizione delle amministrazioni per favorire la diffusione di modelli, progetti formativi, contenuti. Il Dipartimento della funzione pubblica fornirà strumenti per la valutazione delle attività formative, offrendo i mezzi per un approfondito esame dei risultati conseguiti con le varie modalità di erogazione (aula, e-learning, sistema integrato) e promuoverà, nel contempo, «iniziative di accompagnamento e formazione» per l'attuazione della citata direttiva 13 dicembre 2001, nonchè iniziative sperimentali, finalizzate all'individuazione di nuove figure professionali. Il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione e il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri, congiuntamente, cureranno l'organizzazione di seminari informativi e la predisposizione di materiali formativi/informativi multimediali. Roma, 6 agosto 2004 Il Ministro per l'innovazione e le tecnolologie Stanca Il Ministro per la funzione pubblica Mazzella Registrato alla Corte dei conti il 13 settembre 2004 Ministeri istituzionali, Presidenza del Consiglio dei Ministri, registro n. 9, foglio n. 227 Allegato Linee guida per i progetti formativi in modalità e-learning nelle pubbliche amministrazioni

1. Obiettivi. Obiettivo primario delle presenti «Linee guida» elaborate dal Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione è quello di promuovere in tutte le pubbliche amministrazioni un corretto impiego delle nuove metodologie e tecnologie per la formazione dei propri dipendenti, in sintonia con il percorso individuato dalla direttiva 13 dicembre 2001 - emanata dal Ministro per la funzione pubblica di concerto con il Ministro per l'innovazione e le tecnologie

- recante: «Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni». La direttiva in parola ha già offerto l'opportunità di evidenziare che l'introduzione di nuove tecnologie, l'esistenza di una rete nazionale e il diffondersi del telelavoro sono importanti eventi, che richiedono, necessariamente, una riflessione sui luoghi dove la formazione avviene e sulle modalità tecniche che la disciplinano. In sede di progettazione delle attività formative dovranno quindi essere tenute in debita considerazione anche le metodologie di formazione a distanza (e-learning), atte a migliorare l'efficienza e l'efficacia della formazione. La modalità e-learning non deve, pero', essere vista come alternativa a quella tradizionale, ma piuttosto come una nuova possibilità che si aggiunge a quelle tradizionali. Un progetto formativo in modalità e-learning presenta implicazioni di ordine organizzativo, tecnologico e metodologico, che comportano importanti investimenti iniziali e deve, quindi, essere attentamente monitorato e valutato nei vari stadi di sviluppo. Inoltre, gli elevati costi di produzione dei materiali didattici destinati alla formazione a distanza di alta qualità rendono opportuna la collaborazione tra strutture diverse per un intelligente riuso dei materiali stessi, che, a tal fine, devono essere progettati secondo gli standard internazionali che assicurano la portabilità su diversi ambienti operativi. La complessità dei progetti di questo tipo potrà anche comportare il ricorso all'esternalizzazione, ma cio' non esime dalla partecipazione attiva alla fase di progettazione, di erogazione, di monitoraggio e di verifica. Occorre, quindi, prevedere un'adeguata attività formativa del personale degli uffici preposti alla formazione, che dovrà essere posto in grado di operare al meglio nel nuovo contesto ambientale che si è formato alla luce delle modificazioni intervenute nel tempo. Questo documento, oltre a fornire indicazioni sulle metodologie e sull'impatto organizzativo, intende anche evidenziare l'importanza delle tecnologie e dei problemi tecnici connessi alla produzione ed all'impiego di materiali didattici conformi agli standard e, quindi - come accennato - portabili e riusabili.